وحدد الوكيل المساعد للشؤون الإدارية والتطوير الإداري فهد الغيص هذه الضوابط، أهمها أنه في حال استئذان الموظف يتم تسجيل البيانات كاملة في نموذج خاص، على أن يتم تسليمه خلال 3 أيام من تاريخ الاستئذان. وبيّن الغيص أنه في حال إرسال إشعار إلى الموظف المجاز، يتم إرجاع الإشعار إلى قسم الإجازات والدوام مرفقاً به صورة عن قرار الإجازة إن وجد، أو كتاب موقع من مركز العمل ببداية الإجازة ونهايتها، مؤكداً في الوقت نفسه أنه في حال إرسال إشعار تأخر لموظف خلال شهر معين به أخطاء أو شك، يتم إرجاع الإشعار مرفقاً به صورة من تسلّم الإشعار بقسم السكرتارية خلال أسبوع، ويكون ذلك الإشعار لعلم الموظف فقط ولن يتم التعديل بعد انتهاء المدة.
وأضاف أنه في حال نقل أو ندب الموظف يتم إرجاع الإشعار مرفقاً به صورة عن قرار النقل أو الندب، محملاً أقسام سكرتارية مدير الإدارة مسؤولية تسلم وتسليم الإشعارات.