جريدة الحقيقة الإلكترونية
في إطار تنظيم العمل داخل قطاعات وإدارات وزارة الشؤون، وبهدف قوننة الإجراءات الإدارية، أصدرت وزارة الشؤون الاجتماعية والعمل لائحة تنظيمية لكافة القطاعات والإدارات بالوزارة ذات العلاقة المباشرة مع المراجعين.
وننشر لكم اليوم اللائحة الداخلية لإدارات الجمعيات والمبرات الخيرية، والتي تتضمن 47 مادة تحدد طريقة عمل الإدارة عبر مدير الإدارة والأقسام التابعة له وهي قسم الدعم الإداري وقسم الحسابات وقسم شؤون المشاريع.
وتحدد اللائحة الخطوات الإدارية الخاصة بتلقي طلب إشهار الجمعيات الخيرية وشملت اللائحة عددا من المواد كالتالي:
٭ مادة 4: تتلقى الإدارة طلب إشهار مبرة خيرية ويتعين تنفيذ كل الإجراءات الواردة بالمادة رقم 3 بالإضافة الى اتخاذ الإجراءات التالية:
1 ـ مخاطبة احد البنوك المحلية لإيداع مبلغ مالي مقداره 50 ألف دينار باسم المبرة.
2 ـ مخاطبة وزارة العدل لتصديق النظام الاساسي بمحرر رسمي.
٭ مادة 5: بعد صدور قرار الإشهار يقوم قسم الدعم الإداري بفتح ملف (للجمعية الخيرية ـ المبرة) ووضع جميع الكتب والمستندات الواردة وفهرسة المخاطبات التي تمت مع مختلف الجهات.
٭ مادة 6: تتلقى ايضا الإدارة طلبا لتحريك الحساب المصرفي من (الجمعية الخيرية ـ المبرة) ويقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بمخاطبة البنك لتحريك الحساب واعتماد توقيع كل من رئيس مجلس الإدارة وأمين الصندوق مجتمعين.
٭ مادة 7: تتلقى الإدارة طلبا من (الجمعية الخيرية ـ المبرة) لفتح ملف عمالة ويقوم الباحث القانوني بالإدارة بمخاطبة الهيئة العامة للقوى العاملة لفتح الملف واعتماد توقيع الممثل القانوني للجمعية او المبرة حسب الأحوال.
٭ مادة 8: تتلقى الادارة طلبا من (الجمعية الخيرية ـ المبرة) لاستخراج شهادة لمن يهمه الأمر ويقوم الباحث القانوني باستصدار الشهادة وتحديد مدة صلاحيتها بعد إحضار المستندات اللازمة.
٭ مادة 9: تتلقى الادارة طلبا من (الجمعية الخيرية ـ المبرة) لاعتماد توقيع الممثل القانوني لدى الجهات التالية: (الإدارة العامة للمرور ـ الادارة العامة لتنفيذ احكام المرور ـ الادارة العامة للجمارك) ويتم تحويل الطلب للباحث القانوني بالإدارة لإجراء اللازم ومخاطبة تلك الجهات.
٭ مادة 10: تتلقى الادارة طلبا من (الجمعية الخيرية ـ المبرة) لاستخراج رقم مدني لها ويقوم الباحث القانوني بالادارة بمخاطبة الهيئة العامة للمعلومات المدنية لهذا الغرض.
٭ مادة 11: تقوم المبرة بتقديم كتاب للادارة لاعتماد مجلس الادارة الجديد او التجديد للمجلس القديم بعد انتهاء مدة ولايتهم ويقوم الباحث القانوني بالادارة باعتماد المجلس في ضوء قرار مجلس الادارة بموجب محضر اجتماع باعتبار الوزارة الجمعية العمومية للمبرة.
٭ مادة 12: تقوم ايضا (الجمعية الخيرية ـ المبرة) بتقديم كتاب للادارة في حالة الرغبة في فتح حساب مصرفي في احد البنوك المحلية، ويقوم المحاسب بالادارة المختص بإبداء الرأي ومخاطبة البنك لفتح الحساب مع تحديد اسماء الاشخاص المفوضين بالتوقيع وطلب تزويد الوزارة برقم الحساب الجديد حتى يتسنى مراجعة ومتابعة حركة الصرف والايداع بالحساب.
٭ مادة 13: تقوم الإدارة بمخاطبة (الجمعية الخيرية – المبرة) لطلب تزويدها بميزان مراجعة شهري وتحديث البيانات الشهرية ويقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بفحصه بعد تقديمه للوزارة لإبداء الملاحظات المالية عليه وإرسالها بكتاب رسمي في حال وجودها.
٭ مادة 14: يقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بمخاطبة الجمعية الخيرية بطلب تزويد الإدارة بالبيانات المالية للسنة المنتهية معتمدة من مراقب الحسابات المستقل وموقعنا من أمين الصندوق ورئيس مجلس الإدارة وكذلك الموازنة التقديرية للعام القادم في ميعاد لا يتجاوز شهرا من انتهاء السنة المالية للجمعية.
٭ مادة 15: يقوم الموظف المختص بمخاطبة الجمعيات الخيرية والمبرات بطلب تزويد الإدارة بتحديث البيانات الخاصة بها بصفة دورية كل ستة أشهر.
٭ مادة 16: يتولى الموظف المختص بقسم شؤون المشاريع الإشراف على التزام الجمعيات الخيرية والمبرات في الحصول على موافقة الوزارة على الدراسات والخطط التنموية والبرامج السنوية المقترحة بشأن المشروعات والخدمات المزمع تنفيذها داخل وخارج البلاد بالتنسيق مع الجهات المعنية داخل وخارج الوزارة.
٭ مادة 17: يقوم بمخاطبة الجمعية الخيرية بطلب تزويد الوزارة بالتقرير الإداري المعتمد حتى يتم مراجعته وإعداد الملاحظات بشأنه وتزويد الجمعية بها قبل انعقاد الجمعية العمومية.
٭ مادة 18: يقوم الموظف المختص بقسم شؤون المشاريع بمخاطبة المبرة لتزويد الوزارة بالتقرير الإداري المعتمد حتى يتم مراجعته وإعداد الملاحظات اللازمة بشأنه.
٭ مادة 19: يقوم الموظف المختص بقسم شؤون المشاريع بإعداد وفتح سجلات خاصة (بالجمعيات الخيرية – المبرات) واستيفاء البيانات الخاصة بها (سجلات خاصة بتحديث البيانات – سجل موافقات المشاريع – سجلات التقرير والاجتماعات المرفوعة بشأن الجمعيات الخيرية والمبرات).
٭ مادة 20: يقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بمخاطبة المبرة بطلب تزويد الإدارة بالموازنة التقديرية السنوية قبل بداية السنة المالية بشهرين على الاقل والحساب الختامي للمبرة خلال شهرين من تاريخ انتهاء السنة المالية، ويجب أن تكون الميزانية والحساب الختامي معتمدين من مراقب حسابات مقيد بسجل مراقبي الحسابات وموقعا من أمين الصندوق ورئيس مجلس الإدارة.
٭ مادة 21: يقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بفحص ودراسة الموازنة التقديرية والبيانات المالية الختامية للسنة المنتهية لأي (جمعية خيرية – مبرة) وإبداء الملاحظات المالية إن وجدت ومخاطبة (الجمعية الخيرية – المبرة) لاستيفاء كل الملاحظات وتزويد الوزارة بأي مستندات أو ثبوتيات مطلوبة.
٭ مادة 22: تقوم الجمعية الخيرية بتقديم كتاب للإدارة في الموعد المحدد سنويا لطلب انعقاد الجمعية العمومية العادية لمناقشة البيانات المالية وتقرير مراقب الحسابات المستقل والتقرير الإداري وتحديد أتعاب مراقب الحسابات المستقل وتوضح فيه الموعد المقترح حتى يتسنى للباحث القانوني إصدار قرار بتكليف موظفي الإدارة لحضور اجتماع الجمعية العمومية مع مراعاة تمثيل جميع أقسام الإدارة بهذا القرار.
٭ مادة 23: تقوم الجمعية الخيرية بتقديم كتاب للإدارة في حال رغبة الجمعية في انعقاد الجمعية العمومية غير العادية موضحة سبب انعقاد الجمعية، ويقوم الباحث القانوني بدراسة الطلب وإبداء الرأي حول أسباب الانعقاد ومخاطبة الجمعية برأي الوزارة وإصدار قرار بتكليف موظفي الإدارة لحضور اجتماع الجمعية العمومية غير العادية مع مراعاة حضور الموظف المختص بالإدارة لهذا الاجتماع.
٭ مادة 24: يقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بمخاطبة الإدارة المالية بالوزارة سنويا لتخصيص الدعم المالي السنوي للجمعيات الخيرية المستحقة للدعم حتى يتسنى صرف الدعم وفقا للاجراءات والضوابط التي ينظمها القانون.
٭ مادة 25: يقوم قسم الحسابات بمخاطبة البنوك المحلية فيما يتعلق بفتح حسابات جديدة لأي جهة (الجمعيات الخيرية – المبرات) أو إيقاف حسابات الجهات المخالفة أو تحريك الحسابات المغلقة.
٭ مادة 26: يقوم قسم الحسابات بالتنسيق والمتابعة مع الجهات التي قد يتم تحويل أموال التبرعات لها بناء على موافقة مسبقة من الوزارة.
٭ مادة 27: يقوم قسم الحسابات بالتأكد من التزام الجمعيات الخيرية والمبرات باتباع المعايير المحاسبية الصحيحة في إعداد البيانات المالية لضبط الجوانب المالية (الايرادات والمصروفات) وإتاحة كل التفاصيل المتعلقة بها أمام الاجهزة المعنية في الدولة.
٭ مادة 28: يقوم قسم الحسابات بالتأكد من التزام (الجمعيات الخيرية – المبرات) بتطبيق الآليات والأساليب التي يضعها البنك المركزي بشأن مراقبة التحويلات المالية للخارج من خلال المؤسسات المالية في البلاد
٭ مادة 29: تقوم «الجمعية الخيرية – المبرة» بتقديم كتاب للادارة في حال الرغبة في جمع التبرعات من خلال الاستقطاعات وتقوم بتزويد الوزارة بنموذج للاستقطاع البنكي حتى يتسنى للاقسام المختصة مراجعته كما يقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بالتأكد من تبعية الحسابات المذكورة بالنموذج للجهة الطالبة حتى يتسنى ختم الدفاتر بشعار الوزارة قبل استخدامها.
٭ مادة 30: تقوم الجمعية الخيرية بتقديم كتاب للادارة في حالة الرغبة في جمع التبرعات خلال شهر رمضان المبارك واستخدام دفاتر سندات القبض في جمع التبرعات من الجمهور وتقوم الاقسام المختصة بالعمل على اعداد الآليات والضوابط المنظمة للمشروع ويقوم الموظف المختص بقسم المشاريع بمخاطبة جميع الجهات المسموح لها بالجمع والجهات الحكومية لتحديد اعداد الدفاتر وسندات القبض المطلوبة لاستخدامها خلال شهر رمضان المبارك حتى يتسنى مخاطبة المطبعة لتجهيز تلك الدفاتر واضافة شعار الجمعية وشعار الوزارة.
٭ مادة 31: يقوم قسم المشاريع بدراسة طلبات جمع التبرعات خلال شهر رمضان واصدار موافقات وفق الضوابط والنظم المعمول بها ورفع تقارير بشأن الملاحظات الادارية الخاصة بهذا المشروع واعداد احصائيات وجداول بشانها بالاضافة الى رفع كتب خاصة بالملاحظات والمخالفات للجمعيات الخيرية بالتعاون مع الاقسام المختصة بالادارة.
٭ مادة 32: تقوم الادارة بالاشراف على حملة جمع التبرعات خلال شهر رمضان المبارك حيث يقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بختم سندات القبض بختم الوزارة والختم السري وتنفيذ الاجراءات التالية:
تسليم دفاتر سندات القبض الخاصة بكل جمعية لمندوبين معتمدين من قبل الجمعية وذلك وفقا لمحضر استلام وتسليم بعدد الدفاتر والأرقام المسلسلة لسندات القبض.
استلام كافة دفاتر سندات القبض المستخدمة كليا او جزئيا وغير المستخدمة والملغاة وكشوف تفريغ الحصيلة النقدية وذلك في موعد لا يتجاوز 15 يوما من انتهاء شهر رمضان.
مراجعة كافة دفاتر سندات القبض المستخدمة والتأكد من صحة البيانات الواردة بتلك السندات ومطابقتها مع المبالغ التي تم توريدها للبنوك واعداد تقرير شامل بالملاحظات الناتجة عن عملية المراجعة.
اعادة تقرير نهائي باجمالي الحصيلة النقدية خلال الشهر لكل الجمعيات التي تم التصريح لها بالجمع.
٭ مادة 33: تقوم الجمعية الخيرية بتقديم كتاب للادارة في حالة الرغبة في جمع التبرعات لصالح حملات اغاثة المنكوبين في اي دولة حيث يقوم الموظف المختص بقسم شؤون المشاريع بوضع الضوابط والآليات المنظمة للحملة بالتعاون مع كل الجهات ذات الصلة بالدولة وتحديد المدة الزمنية المرخص خلالها جمع التبرعات والغرض من الجمع وتقوم الادارة بالاشراف والرقابة على تنفيذ الحملة في ضوء الآليات والضوابط التي تم وضعها بالموافقة الممنوحة للجهة للتأكد من التزامها.
٭ مادة 34: يقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بالتأكيد من التزام الجهة المرخص لها جمع التبرعات بالضوابط المنظمة لعملية الجمع وذلك فيما يتعلق بالوسيلة المستخدمة لجمع التبرعات «استقطاعات – سندات قبض – كي نت».
٭ مادة 35: يقوم الموظف المختص بقسم شؤون المشاريع بمخاطبة الجهات المرخص لها جمع التبرعات بعد انتهاء المدة المرخص خلالها جمع التبرعات لطلب تزويد الوزارة بالتقرير النهائي للحملة لمراجعته ورفع تقرير بنتائج المراجعة ويقوم الموظف المختص بقسم الحسابات بمراجعة الحصيلة النهائية للحملة والتأكد من ايداع المبالغ المحصلة بحسابات الجهة او وصولها لمستحقيها حسب الموافقة الممنوحة للجهة.
٭ مادة 36: تقوم «الجمعية الخيرية – الجهة الراغبة» بتقديم كتاب للادارة في حالة الرغبة في تنفيذ اي مشروع حيث يقوم الموظف المختص بقسم شؤون المشاريع بدراسة المشروع وابداء الرأي حوله ووضع الآليات المنظمة للتنفيذ في حال الموافقة عليه بالتعاون مع كل الجهات ذات الصلة.
٭ مادة 37: يقوم قسم شؤون المشاريع بالتنسيق مع الوزارة والقطاعات المختلفة بالدولة ومخاطبتها بشأن الطلبات المقدمة من الجهات الخيرية خاصة فيما يتعلق بتنفيذ مشروعات خيرية داخل او خارج الكويت «وزارة الخارجية – وزارة الاوقاف والشؤون الاسلامية – وزارة التجارة والصناعة – الأمانة العامة للأوقاف – بلدية الكويت.. الخ».
٭ مادة 38: يقوم قسم المشاريع باعداد الآليات والشروط المنظمة لاقامة الاسواق الخيرية ومنح الموافقات الخاصة بتلك الأسواق.
٭ مادة 39: يقوم الموظف المختص باصدار التعاميم اللازمة للجهات الخارجية كل فيما يخصه.
٭ مادة 40: تقوم الجمعية الخيرية او اي جهة اخرى بتقديم كتاب للادارة في حالة الرغبة في تنفيذ حملة اعلامية لجمع التبرعات حيث يقوم الموظف المختص بقسم المشاريع باعتماد خطة البرامج الاعلامية الخاصة بتوعية المتبرعين.
٭ مادة 41: تقوم الجمعية الخيرية او اي جهة اخرى بتقديم كتاب للادارة في حالة الرغبة في التنظيم او الاشتراك في اجتماعات او مؤتمرات محلية او دولية حيث يقوم الموظف المختص بقسم شؤون المشاريع بدراسة الطلب وابداء الرأي بعد اخذ موافقة القطاع.
٭ مادة 42: يقوم موظفو الادارة في مختلف الاقسام كل حسب اختصاصه بناء على تكليف من الادارة باعمال التفتيش الدوري على الجمعيات الخيرية والمبرات من النواحي الادارية والفنية والتنظيمية والمحاسبية والقانونية للتأكد من الالتزام بالقانون المنظم للعمل الخيري والنظم الاساسية والقرارات التنظيمية واعداد تقرير للجهات المسؤولة بالوزارة.
٭ مادة 43: يقوم الباحث القانوني بالادارة بتلقي طلبات وشكاوى الجمعيات الخيرية والمبرات وابداء الرأي بشأنها بالتنسيق مع الجهات المعنية بالوزارة، كما يختص ببحث المشكلات القانونية التي تواجه الجمعيات الخيرية والمبرات والعمل على حلها بالتنسيق مع الادارة المعنية بالوزارة لاتخاذ اللازم بشانها بما يتفق مع القرارات والقوانين المنظمة للعمل الخيري.
٭ مادة 44: يقوم قسم الدعم الاداري بمتابعة اتخاذ الاجراءات اللازمة بشأن كشف حضور وانصراف رؤساء الاقسام بالتنسيق مع قسم الدوام.
٭ مادة 45: يقوم الموظف المختص كل حسب اختصاصه برفع تقرير للادارة بالملاحظات والمخالفات الخاصة بالمبرات في حال ارتكابها لمخالفات جسيمة لتقوم الادارة باعداد مذكرة لحل وتصفية المبرة في حال جسامة المخالفات وحسب ما نصت عليه القوانين واللوائح المنظمة لعمل المبرات الخيرية.
٭ مادة 46: يقوم الباحث القانوني بالادارة باعداد قرار وزاري بحل المبرة وتصفية اموالها بعد رفع مذكرة للوكيل المساعد للتنمية الاجتماعية لتشكيل فرق عمل لحل وتصفية المبرة يضم الموظفين المختصين بالادارة ليباشر الفريق حصر اموال تلك المبرات السائلة والمنقولة وتحديد كل الاطراف ذات الصلة حتى يتم تحويل اموال المبرة المنحلة للجهة التي تم تحديدها بقرار الحل عند عدم النص عليها في النظام الاساسي او عند تعذر تنفيذ ما نص عليه في النظام.
٭ مادة 47: في حالة مخالفة موظف الادارة لاي من احكام هذه اللائحة يتم تنبيهه شفهيا بضرورة الالتزام بها واذا قام بتكرار ذات المخالفة يتم تنبيهه كتابيا وفي حالة العودة يتم طلب احالته للتحقيق الاداري لمساءلته تأديبيا.
